Für viel Diskussionen sorgte Mitte letzten Jahres, dass der deutsche Gesetzgeber mit dem neuen Nachweisgesetz weiter auf dem strengen Schriftformerfordernis für Arbeitsverträge und Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen beharrt, anstatt der Digitalisierung Rechnung zu tragen und mehr Fortschritt zu wagen. Wir haben dazu bereits berichtet. Doch nicht nur die Formvorschriften für die elektronische Signatur werfen Fragen auf. Nach wie vor streiten Arbeitgeber und Beschäftigte über die Wirksamkeit herkömmlicher Unterschriften, etwa über das Schriftformerfordernis bei einer Kündigung.
So auch in einem Fall vor dem Landesarbeitsgericht Hamm, in dem es um die Wirksamkeit von zwei Kündigungsschreiben ging: In der Unterschriftenzeile enthielten beide Kündigungsschreiben maschinengeschriebene Namen. Darüber stand jeweils ein handschriftliches Zeichen, das aus einer nahezu senkrecht verlaufenden Linie und einem kurzen wellenförmigen Auslauf bestand. Der gekündigte Mitarbeiter erhob Kündigungsschutzklage und rügte einen Verstoß gegen das Schriftformerfordernis bei Kündigungsschreiben.
Auf wenige Zeichen verkürztes Namenszeichen reicht nicht
Die Richter des Landesarbeitsgerichts Hamm teilten die Auffassung des Klägers: Aus dem Schriftformerfordernis folge, dass ein Kündigungsschreiben richtig unterschrieben werden müsse. Das erfordere eine volle Unterschriftsleistung. Für die Abgrenzung zwischen Unterschrift und Paraphe ist laut LAG Hamm das äußere Erscheinungsbild maßgebend. Eine senkrecht verlaufende Linie und ein kurzer wellenartiger Auslauf würden nicht ausreichen. Dies könne allenfalls einen einzelnen Buchstaben darstellen, nicht aber die Wiedergabe eines Namens mit zwölf Buchstaben. Das Schriftzeichen war nur 1,0-1,5 cm lang, während die tatsächliche Unterschrift auf anderen Dokumenten regelmäßig eine Länge von 3,0-3,5 cm aufwies.
Eine Paraphe weist im Unterschied zu einer Unterschrift nicht genügend Merkmale auf, um eine ausreichende Authentifizierung sicherzustellen. Schriftzeichen, die als Paraphe zu klassifizieren sind, erfüllen deshalb nicht die Formerfordernisse an die Unterschrift auf einem Kündigungsschreiben. Um die Risiken eines Kündigungsschutzprozesses zu minimieren, sollten HR Managerinnen und Manager stets prüfen, ob eine vollständige Unterschrift vorliegt.