Bereits im September entschied das Arbeitsgericht Berlin: Ein von beiden Seiten nur in elektronischer Form unterzeichneter befristeter Arbeitsvertrag ist nicht wirksam. Die Konsequenz: Der Arbeitsvertrag gilt auf unbestimmte Zeit geschlossen gemäß § 16 Teilzeit und Befristungsgesetz (TzBfG).
Geklagt hatte ein Mechatroniker, der einen Arbeitsvertrag nicht durch eigenhändige Unterschrift mit Namen abgeschlossen hatte, sondern dafür ein Programm mit elektronischer Signatur verwendete. Ebenso verfuhr der Arbeitgeber. Doch das dabei genutzte Tool e-Sign genügte nicht dem Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG, entschieden die Berliner Arbeitsrichter.
Qualifizierte elektronische Signatur erfordert Zertifizierung
Zwar ließen sie offen, ob Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen eine Befristung überhaupt auf elektronischem Weg vereinbaren können. Notwendig sei aber auf jeden Fall eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126 a BGB, die in diesem Fall nicht vorliege. Voraussetzungen für eine solche sind:
- Eine Zertifizierung des genutzten Systems gemäß Art. 30 der Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS-VO),
- die gemäß § 17 Vertrauensdienstgesetz von der Bundesnetzagentur erteilt wird oder von einem anderen in Europa zertifizierten Dienst, den das Dashboard der EU-Kommission auflistet.
Die drei Arten digitaler Signaturen
Der Hintergrund ist folgender: Die eIDAS-VO unterscheidet drei Arten elektronischer Signaturen. Doch allein die qualifizierte elektronische Signatur und damit sicherste Variante ersetzt die Schriftform nach § 126 BGB. Die Abstufungen lauten im Einzelnen:
- einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO): Elektronische Daten werden logisch so verknüpft, dass der Unterzeichner erkennbar ist. Ein Beispiel ist die eingescannte Unterschrift.
- fortgeschrittene elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 11 eIDAS-VO)
Die Voraussetzungen des Art. 26 eIDAS-VO werden erfüllt: Anhand der Daten lässt sich der Unterzeichner eindeutig identifizieren und es ist erkennbar, wenn die Daten nachträglich geändert werden. - qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO)
Zusätzlich zu den technischen Anforderungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird die Unterschrift mit Hilfe einer qualifizierten elektronischen Einheit zur Signaturerstellung generiert, die dafür qualifiziert zertifiziert wurde.
Wie wir berichtet haben, ist somit grundsätzlich bei jedem Vertrag im Einzelfall zu analysieren:
- Ist im konkreten Fall eine eSignatur zulässig?
- Welche Art der digitalen Signatur soll im konkreten Fall genutzt werden mit Blick auf die Wirksamkeit und beweisrechtliche Gründe?
Die papierlose HR Abteilung: Fortschritte durch Umsetzung von EU-Recht?
Bislang ist arbeitsrechtlich umstritten, ob eine Befristungsabrede auch in elektronischer Form nach § 126a BGB erfolgen kann. Nachdem die Berliner Arbeitsrichter diese Frage ausdrücklich offengelassen haben, schafft das Urteil insofern leider auch nicht mehr Klarheit. Mit Blick auf etwaige Beweisschwierigkeiten infolge von § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz halten deshalb viele Unternehmen die wesentlichen Arbeitsbedingungen weiterhin auch auf Papier fest. Abhilfe könnte nun die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen schaffen, die der deutsche Gesetzgeber bis 1. August umsetzen muss. Danach soll unter bestimmten Voraussetzungen auch ein Nachweis in elektronischer Form möglich sein: Etwa wenn den Beschäftigten die wesentlichen Bedingungen ihres Arbeitsverhältnisses digital übermittelt werden und diese Informationen für sie zugänglich sind, sie gespeichert und ausgedruckt werden können. Zunächst sollten Personalabteilungen aber noch die konkrete nationale Umsetzung abwarten.
Beendigung des Arbeitsvertrags nur in Schriftform auf Papier
Abgesehen davon ist nicht zu vergessen: Für Kündigungen, Aufhebungsverträge und Zeugnisse ist die elektronische Form nach § 623 BGB ausdrücklich ausgeschlossen.
Die Digitalisierung der Personalabteilung birgt bislang Tücken, was die elektronische Signatur von Arbeitsverträgen angeht. Zu hoffen ist, dass der deutsche Gesetzgeber mit der Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen bis 1. August mehr Klarheit bei Befristungen schafft. HR Manager sollten das Gesetzgebungsverfahren im Blick behalten. Bis dahin müssen Unternehmen die Formerfordernisse für Arbeitsverträge sorgfältig prüfen: Befristungen bedürfen einer qualifizierten elektronischen Signatur mittels eines von der Bundesnetzagentur zertifizierten Tools. Kündigungen und Aufhebungsverträge sind weiterhin nur auf Papier wirksam.
