Es spricht vieles dafür, den Prozess für Vertragsabschlüsse zu digitalisieren und elektronische Signaturen im Unternehmen einzuführen. Das Thema ist nicht nur für global agierende Konzerne reserviert. Auch der Mittelstand kann davon profitieren und sich so professionell zeigen. Im grenzüberschreitenden Bereich wird die elektronische Signatur sogar häufig von Geschäftspartnern gefordert. Wenn scheinbar alles für eSignatures spricht, was spricht denn dann dagegen? Vielleicht der fehlende Überblick, was die Umstellung mit sich bringt. Und ganz sicher die Sorge vor den Risiken.
Finden Sie hier die wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit eSignatures!
1. Was ist eine elektronische Signatur?
Kurz gesagt eine elektronische Unterschrift. Dabei wird ein elektronisches Dokument so mit bestimmten Daten verknüpft, dass es- je nach gewähltem Signaturtyp und technischem Verfahren – mehr oder weniger fälschungssicher als unterschrieben gilt.
2. Wie funktionieren elektronische Signaturen?
Eine elektronische Unterschrift kann schon darin bestehen, seinen Namen unter eine E-Mail zu schreiben. Auch eine handschriftliche Unterschrift einzuscannen und in ein Dokument zu kopieren, ist eine Signatur. Eine elektronische Signatur kann aber auch eine 2-Faktor-Authentifizierung (Passwort und PIN per SMS z. B.) voraussetzen. Auch die biometrische Speicherung von Daten (Fingerabdrücke, Augen, mit dem Finger gezeichnete Unterschriften, bei denen Druckpunkte zur späteren Überprüfung gespeichert werden) ist möglich.
Elektronische Signaturen können eine vollständige Identifizierung des Unterzeichnenden voraussetzen – persönlich oder aus der Ferne. Sie können Hardware- oder Softwarelösungen voraussetzen. Die noch weit verbreiteten Signaturkarten und Lesegeräte sind nicht mehr zwingend notwendig.
3. Und was braucht mein Unternehmen? Die Wichtigkeit der Use Case Analyse!
Ebenso vielfältig wie die Signaturtechniken sind die Regeln dazu. Eine einheitliche Antwort auf die Frage lässt sich nicht geben, aber eine Empfehlung. Antworten gibt eine Use Case Analyse.
Bei der Frage, welche Signatur und welchen Anbieter es genau braucht, wäre grundsätzlich jeder Vertrag einzeln zu prüfen. Das ist natürlich wenig praktikabel. Bei der Einführung von eSignatures soll ja ein bestimmter Anbieter gefunden und beauftragt werden. Eine Einzelfallprüfung ist deshalb wenig sinnvoll.
Deshalb empfiehlt sich die Analyse bestimmter Fallgruppen – sog. „Use Cases“. Das erfordert Einarbeitung in das Unternehmen und sein Geschäftsfeld. Folgende Fragen müssen gestellt werden:
- Welche Verträge welchen Inhalts werden geschlossen?
- Welche natürliche Person schließt diese Verträge oder soll sie schließen?
- Woher kommen die Geschäftspartner?
- Wie wichtig sind die einzelnen Verträge (Werte)?
- Welche Gerichte würden Streitigkeiten entscheiden?
Die korrekte Beantwortung dieser Fragen setzt juristische Expertise voraus. Bei grenzüberschreitenden Verträgen braucht es zudem besondere Expertise im internationalen Vertragsrecht. Entscheidend ist die Bestimmung des anwendbaren Rechts. Innerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gilt die sog. eIDAS-Verordnung. Sie staffelt die verschiedene Signaturarten nach Sicherheitslevel:
- die (einfache) elektronische Signatur,
- die fortgeschrittene elektronische Signatur und
- die qualifizierte elektronische Signatur.
Das Schweizer Recht regelt die eSignatures im sog. ZertES, das Vereinigte Königreich hat nach dem Brexit die eIDAS-VO in nationales Recht übernommen, China hat ein eigenes Gesetz und die USA regeln die eSignatures teilweise auf Bundesebene und teilweise auf Ebene der Bundesstaaten.
Welche Form der Vertrag fordert, bestimmt aber nicht die Verordnung, sondern das nationale Recht (in Deutschland beispielsweise BGB oder HGB oder z. B. der französische Code Civil) oder Staatsverträge (z. B. das UN-Kaufrecht / CISG). Viele Verträge sind formfrei, aber eine bestimmte Signaturart kann sich aus Gründen der Beweisführung oder Dokumentation empfehlen.
Da das Thema komplex ist, fordert die Use Case-Analyse Einsatz. Aber sie schafft optimale Struktur, Klarheit und die Grundlage für Unternehmensrichtlinien zu elektronischen Signaturen. Und diese Richtlinien sind für die Haftung von Geschäftsführern und Vorständen fundamental wichtig. Die Use Case Analyse ist kein Hexenwerk. Wir führen regelmäßig und routiniert Use Case Analysen durch. Wenn Sie Bedarf haben, melden Sie sich jederzeit.
4. Halten eSignatures vor Gericht?
Niemand will vor Gericht. Aber die Use Case Analyse ist auch deshalb so wichtig, weil sie zukünftige Gerichtsverfahren und Beweisfragen im Blick haben muss. Welche Signaturart, welcher Signaturprozess und welcher Anbieter geeignet ist, hängt auch davon ab, vor welchem Gericht sie standhalten müssen. Innerhalb der EU gilt die Grundregel, dass einer Signatur oder einem Dokument nicht schon deshalb der Beweiswert abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch erstellt worden sind. Über den konkreten Beweiswert sagt das nicht viel aus und hängt deshalb häufig vom konkret eingesetzten Verfahren ab. Den Beweiswert einer Urkunde erreicht nur die qualifizierte elektronische Signatur.
Werden die Streitigkeiten vor ausländischen Gerichten entschieden, gelten die Regeln des jeweiligen Landes. Hierüber lässt sich aber zumindest ein Überblick erlangen.
5. Warum jetzt ein guter Zeitpunkt ist
Auf den ersten Blick erscheint die Umstellung auf eSignatures vor allem eine technische und juristische Frage zu sein. Oft wird aber die kulturelle Bedeutung unterschätzt, die wir eigenhändigen Unterschrift und einer traditionellen Dokumentenablage beimessen. Die eigenen Mitarbeiter müssen genauso überzeugt werden wie Geschäftspartner. Aufgrund der weltweit geteilten Erfahrungen der letzten Monate sind die Vorteile von eSignatures heute leichter nachzuvollziehen. Außerdem tut der Gesetzgeber derzeit vieles, um den Einsatzbereich von eSignatures zu vergrößern. Durch das Onlinezugangsgesetz und für Unternehmen durch die Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie.
6. „eSignature Guidelines“ – warum die Einführung elektronischer Signaturen Chefsache ist.
Am Ende der Use Case Analyse stehen „eSignature Guidelines“ oder auch „Unternehmensrichtlinien für den Einsatz von elektronischen Signaturen“. Das ist nun aber keine Besonderheit beim Einsatz von eSignatures. Ohnehin sollten Unternehmen Richtlinien für das Vertragsmanagement kennen. Wer darf unterschreiben? Bis zu welchem Wert? Welche Verfahren (4-Augen-Prinzip) sind dabei einzuhalten?
Vorstände oder Geschäftsführer, die das Vertragsmanagement nicht als Teil ihres Compliance Management Systems behandeln, gehen Risiken für die eigenen Haftung ein. Unternehmen müssen Vertragsschlüsse intern regeln. Das schafft nicht nur Klarheit, Ruhe und eigene Sicherheit, sondern beugt auch missbräuchlichen Vertragsschlüssen vor.
Albrecht v. Wilucki ist Rechtsanwalt und Spezialist für IT- und Datenschutzrecht am Düsseldorfer Standort. Johannes Brand ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für int. Wirtschaftsrecht und Handels- und Gesellschaftsrecht am Frankfurter Standort. Beide publizieren und beraten zum Thema eSignatures und zu grundsätzlichen Fragen des nationalen und internationalen (digitalen) Vertragsrechts.
