Nachhaltige Dienstreisen: So können sie gelingen.

Handlungsbedarf? Handlungsbedarf!

Grundsätzlich ist die Zahl der Dienstreisen deutlich gesunken: Das Volumen von Dienstreisen hat sich im Vergleich der Jahre 2019 und 2022 etwa halbiert. Das hat eine aktuelle Analyse des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) ergeben.

Besteht dennoch Handlungsbedarf, was die Nachhaltigkeit von Dienstreisen angeht? Ja. Denn Dienstreisen verursachen enorme Emmissionen und bieten damit zugleich entsprechendes Einsparpotenzial. Das hat vor allem für größere Unternehmen Relvanz, da hier die Umsetzung der EU-Richtlinie zum „Corporate Sustainability Reporting“ (CSRD) 2024 Druck auf das Thema Nachhaltigkeit ausüben wird. Denn ab diesem Zeitpunkt ist Nachhaltigkeitsberichterstattung für etliche Unternehmen aller Wirtschaftssektoren Pflicht: Sie müssen darstellen, wie klimaschonend, umweltfreundlich und sozialverträglich sie agieren.

Für kleinere Unternehmen, die die CSRD nicht betrifft, gestaltet sich der Druck anders: Hier geht es vor allem ums Image – in der Wahrnehmung von Kunden und Geschäftspartnern, aber auch in der Wahrnehmung der Belegschaft. Waren Dienstreisen vor einigen Jahren noch in gewisser Weise Statussymbol, erfährt nun Respekt, wer nachhaltig dienstlich reist und das auch nur, wenn es wirklich notwendig ist. Und auch für Mitarbeitende und im Recruiting-Prozess ist die Haltung des Arbeitgebers zum Thema Nachhaltigkeit und Dienstreisen durchaus relevant: als Indiz für die Haltung zum Thema Nachhaltigkeit insgesamt.

Zwei Schritte in Richtung nachhaltige Dienstreisen

Aber wie können Unternehmen unvermeidbare Dienstreisen künftig nachhaltiger gestalten? Denn nicht jede Dienstreise lässt sich – auch im Jahr 2023 – durch eine Videokonferenz ersetzen.

Schritt 1: neue Reiserichtlinien

Reiserichtlinien in Unternehmen bieten oft wenig Spielraum für nachhaltige Dienstreisen – Grund genug, diese Richtlinien zu überdenken und bei Bedarf zu überarbeiten.

Dabei ist es möglich, Reiserichtlinien flexibler zu gestalten, damit der vorgegebene Kostenrahmen ggf. auch eine nachhaltigere Anreise (Bahn etc.) oder Unterkunft (nachhaltiges Hotel) erlaubt. Andererseits können Richtlinien schlichtweg sehr eng gefasst werden und dann nachhaltigere Vorgaben, z. B. für bestimmte Hotels/Hotelketten machen, oder eine Anreise in Deutschland nur mit der Bahn erlauben.

Schritt 2: Travelmanagement neu aufstellen

Ein zweiter wichtiger Schritt ist die Einführung oder der Ausbau eines professionellen Travelmanagements.

Aber schießt man so mit Kanonen auf Spatzen – vor allem als kleineres Unternehmen?

Nein, denn Reisen zu buchen ist aufwendig: Unter Einhaltung von Reiserichtlinien und mit wenig Übung fressen Reisebuchungen enorm viel Zeit. Das gilt vor allem, wenn Reisebuchungen von den Reisenden selbst erledigt werden.

Die Lösung kann für kleinere Unternehmen eine externe Travelmanagement-Agentur sein, die Reisen auf Grundlage nachhaltiger Reiserichtlinien entsprechend „nachhaltig“ bucht. Für größere Unternehmen ist es hingegen denkbar, in einen eigenen Travelmanager zu investieren, der die hauseigenen Richtlinien intern nachhaltig umsetzt.

Beides gewährleistet, dass die Richtlinien korrekt umgesetzt werden. Gleichzeitig trägt die Professionalisierung der Reisebuchungen zur Effizienzsteigerung bei den Mitarbeitern bei, die bei der komplizierten Buchung und Abrechnung ihrer Dienstreisen wertvolle Arbeitszeit verbrennen.

Alles neu?

Bedeutet das nun, dass man alles bisher Dagewesene im Zusammenhang mit Dienstreisen über Bord werfen muss? Das sicherlich nicht. Es gilt vielmehr, unnötige Dienstreisen künftig zu vermeiden, alte Strukturen im Travelmanagement im Lichte der Nachhaltigkeit zu betrachten und an veränderte Prämissen anzupassen.