Online zum Notar.

1. Welche Vorgänge funktionieren online und welche nicht?

Die folgenden gesellschaftsrechtlichen Vorgänge können online beurkundet oder beglaubigt werden:

• Gründungen von GmbH oder UG (aber keine Sachgründungen) sowie zugehörige Beschlüssen (Wahl des ersten Geschäftsführers etc.)
• Beglaubigungen:
  • Anmeldungen zum Handelsregister, also alle auf Einzelkaufmann, OHG, KG oder GmbH & Co.KG bezogene Anmeldungen,
  • Anmeldungen zum Partnerschaftsregister und zum Genossenschaftsregister,
  • Bestellung und Abberufung von Prokuristen, Geschäftsführern, Vorständen, Aufsichtsratsmitgliedern, Adressänderung.
• Beurkundung von Gründungsvollmachten einschließlich „Reparaturvollmachten“ / Vollzugsvollmachten (aber keine Beglaubigung derselben Vollmachten).

Bestimmte Vorgänge werden ab 01.08.2023 online möglich sein. Das sind Sachgründungen, Gründungen mit Sachagio (freiwillige Zuzahlungen, die aber kein Stammkapital sind) und Satzungsänderungen einschließlich Kapitalmaßnahmen und Übernahmeerklärungen.
Aber auch zukünftig wird es bestimme Vorgänge geben, für die dauerhaft ein Besuch beim Notar notwendig sein soll. Dazu gehören die Einbringung von Immobilien oder GmbH-Geschäftsanteilen.

2. Was brauche ich für die Online-Beurkundung und -Beglaubigung?

Benötigt werden:

• Übliche Hardware wie Laptop, Tablet oder Computer, wie sie auch für eine Videokonferenz verwendet werden können;
• Smartphone mit NFC-Schnittstelle (üblicherweise integriert);
• Personalausweis ausgestellt nach dem 02.08.2021 oder Personalausweis ausgestellt ab 2017 und Reisepass (wegen des auslesbaren Lichtbilds);
• App ‚Notar‘ (erhältlich im Playstore oder Apple Store).

3. Was muss ich tun, wenn ich eine Online-Beurkundung oder -Beglaubigung möchte?

Natürlich kann auch wie bisher das Notariat des Vertrauens direkt kontaktiert werden. Die Notariate unterstützen gerne. Ebenso kann ein Vorgang aber auch direkt über die Website https://online-verfahren.notar.de/ov/ oder über die Notar-App genutzt werden (dazu gleich).

Die Website und die App leiten mehr oder weniger intuitiv durch den Vorgang. Einigermaßen technikaffin sollte der Anwender zwar sein, aber dann kann der Vorgang auch ohne weitere Anleitung angestoßen werden. Über die App oder das Portal findet die gesamte Kommunikation statt. Dort können Entwürfe der Urkunden eingesehen oder Termine (über die Chatfunktion) eingesehen werden.

4. Wie läuft der Termin ab und was passiert dort technisch?

Der Notartermin läuft über das Portal. Zu Beginn des Online-Termins erscheint ein QR-Code, der mittels der Notar-App ausgelesen wird. Die Beteiligten werden nun identifiziert. Die Identifikation funktioniert zweistufig. Im ersten Schritt werden die Daten des Personalausweises über die NFC-Schnittstelle ausgelesen. Das funktioniert recht einfach durch Anlegen des Personalausweises an das Smartphone. Im zweiten Schritt wird der Lichtbildausweis über die App ausgelesen. Dafür wird wie beschrieben ein Personalausweis neueren Datums (ab 02.08.2021) oder ein Pass benötigt (zu ausländischen Dokumente s. unten).

Es folgt der übliche Beurkundungsvorgang. Die Urkunde wird verlesen. Die Beteiligten werden zur „Unterschrift“ aufgefordert. Auf dem Bildschirm erscheint ein Fenster zur Eingabe einer TAN-Nummer, die per SMS mitgeteilt wird. Das Eintippen der Nummer erzeugt die elektronische Signatur, mit der die Urkunde unterzeichnet wird.

5. Kann ich das bei jedem Notar machen?

Nein, es muss ein örtlicher Anknüpfungspunkt innerhalb des Amtsbereich des Notars vorhanden sein. Die örtlichen Anknüpfungspunkte sind:

• Sitz der Gesellschaft,
• Wohnsitz des Einzelkaufmanns,
• Sitz oder Wohnsitz eines Gesellschafters oder
• Sitz oder Wohnsitz eines organschaftlichen Vertreters (Geschäftsführer, Vorstandsmitglied).

Es muss nur einer der Punkte erfüllt sein, um die Urkundstätigkeit bei diesem Notar durchführen zu können.

6. Was ist mit ausländischen Ausweisdokumenten?

Die Beurkundung oder Beglaubigung ist derzeit für Inhaber der Ausweisdokumente folgender EU-Staaten verfügbar: Belgien, Estland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowakei und Spanien.

Alternativ kann die Unionsbürgerkarte mit PIN eingesetzt werden. Drittstaatsangehörige können den elektronischen Aufenthaltstitel mit PIN nutzen. Gerade in Fällen mit Auslandsbezug ist die Online-Beurkundung und -Beglaubigung daher nicht immer möglich, was die attraktivsten Anwendungsfälle deutlich schmälert.

7. Kann ich das irgendwo nachhören?

Klar, im Video unserer Autoren, die in einem LinkedIn Live zur Online-Gründung gesprochen haben. Das Video ist hier verfügbar.