Einfach mal gründen! – Zur GmbH oder UG in 11 Schritten (mit Video-Serie).

 Unser Anwalt Johannes Brand hat auf LinkedIn in 11 Folgen den Weg zur eigenen GmbH erklärt.

Einfach mal gründen! - Zur GmbH oder UG in 11 Schritten (mit Video-Serie).

In kaum einem anderen Bereich wiederholen sich Fragen so häufig wie bei der GmbH-Gründung. Warum also nicht mal alle Fragen zusammenfassen, die in der Praxis immer wieder auftauchen? Das war die Idee einer LinkedIn-Serie und hier kommt der dazu passende Insight.

Einfach mal gründen – das ist so leicht gesagt und trotzdem schwer. In 11 Schritten zur GmbH oder UG – das ist der Weg, den unser Autor Johannes Brand aufzeigen möchte. Hierzu hat er sich auf eine Video-Reise in 11 Einzelfolgen (plus Prolog und Epilog) begeben und dabei mit unterschiedlichen Gästen gesprochen. Das Ergebnis ist hier und auf LinkedIn zu sehen. Jeden der Schritte hat unser Anwalt und Autor dieses Insights nämlich in einem LinkedIn Live mit wechselnden Gästen behandelt, die unter dem jeweiligen Schritt verlinkt sind. Noch nicht abgedrehte Folgen werden sukzessive ergänzt.

Prolog: Überblick bekommen

Die GmbH-Gründung ist kein Hexenwerk – jedenfalls dann nicht, wenn man ein paar davon hinter sich hat. Gründerinnen und Gründer stehen aber erst mal vor einer großen Herausforderung. Es fehlt das Netzwerk und das Geld, um sich die Informationen zu beschaffen und Verständnisfragen im Einzelfall zu beantworten. Es wird gegoogelt und das Internet hält Informationen bereit. Dabei verliert man aber schnell den Überblick. Und neben vielen seriösen Quellen finden sich auch unseriöse oder wenig kompetente Ratgeber.

Im ‚nullten‘ Schritt heißt es daher, den Überblick gewinnen. Das hat unser Autor Johannes Brand zusammen mit den Gästen Matthias Maier und Toygar Cinar getan:

Einfach mal gründen! – Folge 0: Überblick!

Schritt 1: Mit oder ohne Unterstützung?

Vor der Umsetzung darf jeder Gründer und jede Gründerin sich fragen, wieviel Unterstützung man sich holt. Wer sich den Aufwand sparen möchte, sich auf eigene Faust durchzuboxen, kann, darf und sollte uns ansprechen. Wir haben lange Erfahrung mit der Gründung von Gesellschaften und können Dich unterstützen. Das reicht von Rundum-Sorglos-Paketen zum Festpreis bis zur individuellen Beratung auf Stundenbasis.

In Folge 1 hat unser Autor zu allen möglichen Alternativen zur professionellen Beratung mit Dominik Leiter und Matthias Maier gesprochen:

Einfach mal gründen! – Folge 1: Mit oder ohne Unterstützung?

Schritt 2: Ist die GmbH die richtige Rechtsform?

Theoretisch kann man mit der Erklärung zu den richtigen Rechtsformen schon stundenlange Tutorials füllen. Eine AG hat den Vorteil, dass sich Aktien ohne Beurkundung schnell übertragen lassen und ein Börsengang diese Rechtsform voraussetzt. Eine GmbH & Co. KG ergibt Sinn bei mehreren Beteiligungen wegen steuerlicher Verrechnungsmöglichkeiten. Eine SE dient häufig der Vermeidung zwingender Mitarbeiterbestimmung. Alles normalerweise keine Themen für Gründerinnen und Gründer. Manchmal und ganz selten kann ein Gesellschaft bürgerlichen Rechts sinnvoll sein. Sie bietet aber keine Haftungsbeschränkung und Anteile sind deutlich schwerer zu übertragen. Sie bietet sich für Gründerinnen und Gründer selten an.

In Folge 2 der „Einfach mal gründen!“-Serie hat unser Autor mit Toygar Cinar und Michael Schmitt über Alternativen zur GmbH oder UG gesprochen:

Einfach mal gründen! – Folge 2: Rechtsformen

Schritt 3: GmbH oder UG?

Warum ist denn nun von der GmbH und der UG im selben Atemzug die Rede? Die ‚UG (haftungsbeschränkt)‘ ist rechtlich eine GmbH. Während die GmbH aber EUR 25.000,00 Stammkapital braucht, kann die UG theoretisch mit einem einzigen Euro gegründet werden. Praktisch macht das aber wenig Sinn. Schon beim Kauf eines Kugelschreibers ist die UG insolvent. Ein Stammkapital von EUR 500,00 oder mehr gegründet werden. Manche Notare haben hier auch ihre eigenen ‚Regeln‘ und sperren sich, wenn das Stammkapital zu gering ist.

Faustregel: Wer das Stammkapital (oder zumindest 12.500,00€) hat, gründet direkt die GmbH. Wer es nicht hat, gründet die UG. Nicht vergessen: Bei der GmbH darf das Stammkapital investiert werden. Es ist ein großes Missverständnis, dass das Stammkapital auf dem Konto bleiben muss. Und gleichzeitig muss bei der UG ein Viertel der Gewinne jedes Jahr angespart werden, bis das volle Stammkapital der GmbH erreicht ist. Soll die UG dann auch offiziell zur GmbH werden, ist nochmal ein Besuch beim Notar notwendig. Unnötiger Aufwand. Wenn es geht, also besser direkt die GmbH gründen.

Hier hat unser Autor 7 Gründe, die gegen eine UG (und für die direkte Gründung der GmbH) sprechen, zusammengefasst. Und in Folge 3 der Serie „Einfach mal gründen!“ spricht unser Autor Johannes Brand mit dem jungen Gründer Leonard Darsow über die Vor- und Nachteile der UG gegenüber der GmbH:

Einfach mal gründen! – Folge 3: GmbH oder UG?

Schritt 4: Name, Zweck und Sitz wählen (inklusive Markenrecht)!

In Vorbereitung der Satzungserstellung müssen ein paar Dinge feststehen (so regelt es auch § 3 Abs. 1 GmbHG): Name, Sitz, Gesellschaftszweck und Stammkapital und übernommene Anteile. Alles andere ist optional.

Vor dem Notartermin muss der Name der Gesellschaft (die sog. ‚Firma‘) feststehen. Die Faustregel ist, dass sich im selben Handelsregister (bspw. in Hamburg, Frankfurt oder Köln) keine Gesellschaft mit demselben Namen findet. Mit etwas Fantasie lässt sich da normalerweise ein unterscheidungsfähiger Name finden. Die örtliche IHK hilft kostenlos bei der Prüfung des Namens. Eine Google-Suche oder ein Blick ins Unternehmensregister kann auch dabei helfen, herauszufinden, ob eine Gesellschaft gleichen oder selben Namens schon besteht.

Daneben kann der Name auch markenrechtlich problematisch sein. Dafür gibt es keine einfache Lösung. Ein schneller Blick ins Markenregister des DPMA sorgt zumindest mal für Gewissheit, ob derselbe Name nicht schon markenrechtlich geschützt ist. Findet man ihn dort nicht, gibt das aber keine Gewissheit, denn Marken können auch dann verletzt werden, wenn sie ähnlich sind. Eine Ähnlichkeitssuche ist schon etwas komplizierter und meistens für Laien zu komplex. Da gibt es nur zwei Optionen: Augen zu und durch oder uns ansprechen und eine professionelle Markenrecherche beauftragen.

Der Gesellschaftszweck muss benennen, was die Gesellschaft machen soll. Bei Gründung mit mehreren Gesellschaftern dient der Gesellschaftszweck auch dazu zu bestimmen, was die Gesellschaft tun soll und was nicht. Ein ‚Richtungsstreit‘ bei der operativen Ausrichtung ist daher unwahrscheinlicher. Der Gesellschaftszweck kann auch bei Finanzämtern eine Rolle spielen. Der Gesellschaftszweck sollte grob passen, aber seine Bedeutung nicht überbewertet werden. Ein Handeln außerhalb des Gesellschaftszwecks macht eine solche Handlung rechtlich nicht unwirksam.

Der Sitz ist im Inland frei wählbar (Stadt oder Gemeinde). Die GmbH oder UG braucht auch eine inländische Geschäftsanschrift. Das kann eine Privatadresse sein oder ein richtiges Büro oder ein Virtual Office.

Das Stammkapital sind bei der GmbH üblicherweise EUR 25.000,00. Bei der UG sollten es nicht weniger als EUR 500,00 sein. Klar muss auch sein, wer wieviel hiervon übernimmt, wer also Gesellschafter werden soll.

In Folge 4 der Serie „Einfach mal gründen!“ spricht Johannes Brand mit Dr. Max Greger darüber, wie man den Namen der Gesellschaft aussucht, ohne abgemahnt zu werden:

Einfach mal gründen! – Folge 4: Name, Zweck und Sitz (inklusive Markenrecht)

Schritt 5: Musterprotokoll oder individuelle Satzung?

Die neue Gesellschaft braucht eine Satzung. Eine individuelle Satzung ist bei Gründung mit mehreren Gesellschaftern besser, vielleicht sogar zwingend. Die Satzung sollte Regelungen zur Einziehung und Kündigung, zur Gesellschafterversammlung und zu Stimmrechten enthalten. Sie sollte regeln, was bei Tod oder Verfehlungen eines Gesellschafters passiert. Die Themen ungeregelt zu lassen, wäre fahrlässig und fällt den Gründerinnen und Gründern später vielleicht auf die Füße.

Faustregel daher: Bei Gründung alleine und wenn es auf den Cent ankommt, ist das Musterprotokoll ok. Bei Gründung mit mehreren Gesellschaftern, sollte eine Satzung her.

In Folge 5 spricht Johannes Brand mit Anna Murk von Legal Layman über die Feinheiten bei der Satzungsgestaltung:

Einfach mal gründen! – Folge 5: Satzung oder Musterprotokoll!

Schritt 6: Geschäftsführer bestimmen!

Im sechsten Schritt muss ein Geschäftsführer oder eine Geschäftsführerin her, denn ohne gibt es die GmbH oder UG nicht. Das kann einer der Gesellschafter sein, möglicherweise aber auch ein Dritter (sog. ‚Fremdgeschäftsführer‘). Ein Geschäftsführer hat eine ganze Reihe von Pflichten, für die er oder sie teilweise persönlich und das sogar strafrechtlich bewehrt haftbar ist. Der Geschäftsführer darf wegen bestimmter Straftaten (bspw. Insolvenzverschleppung) nicht vorbestraft sein, keinem Berufsverbot unterliegen u. ä.

In Folge 6 spricht Johannes Brand mit dem Versicherungsspezialisten Michael Schmitt darüber, welche Risiken Geschäftsführer eingehen und warum sie mit einer D&O-Versicherung abgesichert sein sollten:

Einfach mal gründen! – Folge 6: Geschäftsführer

Schritt 7: Notar beauftragen und instruieren!

In Schritt 7 geht es zum Notar. Ab dann dauert es grob drei bis sechs Wochen, bis die GmbH oder UG voll funktionsfähig ist (inklusive aller Steuernummern, Gewerbeanmeldungen etc.). Wenn es schneller gehen muss, können Vorratsgesellschaften helfen. Die sind bereits gegründet. Das kostet etwas, kann aber den Prozess beschleunigen. Da das auch etwas komplizierter ist, sprecht uns an.

Die Auswahl des Notars können wir übernehmen. Wir kennen vertrauenswürdige Notare in allen größeren Städten. Der Notar fragt die Informationen und Entscheidungen ab, die jetzt bereitstehen sollten (GmbH oder UG, Musterprotokoll oder Satzung, Firma, Sitz, Gesellschaftszweck sowie Geschäftsanschrift und Geschäftsführer).

Die Gründung wird durch einen Besuch beim Notar vollzogen. Dort unterschreibt man normalerweise vier Dokumente: (1) die Gründungssatzung, (2) das Gründungsprotokoll der ersten Versammlung der neuen Gesellschafter, (3) die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister und (4) die Gesellschafterliste. Bei der Gründung mit Musterprotokoll sind die Gründungssatzung und das Gründungsprotokoll im Musterprotokoll enthalten.

In Folge 7 spricht Johannes Brand mit Rechtsanwältin und Notaranwärterin Patrycja Makara darüber, was denn eigentlich eine Notarin macht:

Einfach mal gründen! – Folge 7: Ab zum Notar!

Schritt 8: Bankkonto eröffnen, Stammkapital einzahlen!

In der Anmeldung versichert der Geschäftsführer, dass das Stammkapital eingezahlt ist. Dafür braucht man aber erstmal ein Konto. Die Notare wissen Bescheid und geben euch Ausfertigungen der Gründungsunterlagen mit.

Oh, die Auswahl der Bank ist aber nicht ganz einfach. Der Steuerberater muss mit der Bank arbeiten können. Viele fordern hier einen DATEV-Zugang, nicht alle (Neo-)Banken bieten sowas an. Auch hier können wir helfen. Sprecht uns an.

Sobald das Konto eröffnet ist, überweisen die Gründer das Stammkapital, lassen sich einen Einzahlungsbeleg der Bank geben und schicken diesen an den Notar. Der Notar reicht jetzt die Handelsregisteranmeldung elektronisch weiter. Ihr bekommt eine Rechnung vom Handelsregister über EUR 150,00 und ein paar Tage später ist die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen.

Nach der Anmeldung eurer Gesellschaft flattern üblicherweise einige Rechnungen für Eintragungen in Verzeichnisse und Register in Deinen Briefkasten. Die Adresse ziehen sich die Betrüger aus den öffentlichen Registern, die sie nach neuen Anmeldungen durchsuchen. Achte daher ganz genau, was für Rechnungen du bekommst und auf welche Konten die Rechnungen bezahlt werden sollen. Fragt also lieber zwei Mal bei deinem Notar oder mir nach, ob eine Rechnung wirklich berechtigt ist.

In Folge 8 spricht Johannes Brand mit der Bankenexpertin Birgit Frankenberg über die Besonderheiten bei der Wahl der Bank und die Vor- und Nachteile von Neo-Banken:

Einfach mal gründen! – Folge 8: Die Suche nach dem perfekten Bankkonto!

Schritt 9: Steuern, Bilanzen, Buchhaltung!

Die GmbH braucht eine Eröffnungsbilanz und muss Bücher führen. Sie braucht außerdem eine Steuernummer und meistens auch eine Umsatzsteuer-Identnummer. Wenn ihr nicht gerade die absoluten BWL-Cracks seid und praktische Erfahrung mit dem Thema hat, sollte diesen Komplex ein Steuerberater übernehmen. Sprecht uns hierzu gerne an.

In Folge 9 spricht Johannes Brand mit dem Agentur-Gründer Marcel Volm über seine Erfahrungen bei Steuerberater-Auswahl:

Einfach mal gründen! – Folge 9: Steuern, Bilanzen, Buchhaltung

Schritt 10: Gewerbeanmeldung, Transparenzregister und der restliche Bürokratie-Kram

Im zehnten Schritt wird es nochmal bürokratisch. Die muss ein Gewerbe anmelden. Das kann mittlerweile häufig online geschehen. Im Rahmen unserer Rundum-Sorglos-Pakete können wir uns hierum auch kümmern.

Jede GmbH oder UG muss ihre wirtschaftlich Berechtigten (normalerweise die Gesellschafter) im Transparenzregister anmelden. Das kann man theoretisch selbst erledigen. Es ist aber etwas hakelig. In unseren Komplettpaketen ist das enthalten.

In Folge 10 der Serie „Einfach mal gründen“ spricht unser Autor Johannes Brand mit Matthias Maier darüber, ob das Ganze denn eigentlich so bürokratisch sein muss:

Schritt 11: Alles andere!

Die GmbH ist in der Welt, hat eine Steuernummer, Buchhaltung und eine ordentliche Satzung. Das Gewerbe ist angemeldet und die Eintragung im Transparenzregister ist erfolgt.

Was steht jetzt noch an?

  • Geschäftsführeranstellungsvertrag:
    Wenn Du selbst Gesellschafter und Geschäftsführer bist, brauchst Du keinen Anstellungsvertrag. Es kann aber steuerlich sinnvoll sein, Dir ein Gehalt auszuzahlen, anstatt Gewinne auszuschütten. Das geht sehr ins Detail. Sprich mich an, wenn Du dazu Beratung brauchst.
  • Holding
    Es kann unter Umständen sinnvoll sein, eine UG als Holding über Deine GmbH oder UG zu installieren. Du bist dann Gesellschafter der Holding, die Holding ist Gesellschafter der GmbH oder UG. Letztlich hat das nur steuerliche Gründe. Wenn Du davon ausgehst, dass Dein Unternehmen schnell viel wert werden könnte, dann macht diese Konstruktion Sinn. Die Holding muss man aber vor der eigentlichen Kapitalgesellschaft gründen. Daher: Wenn das ein Thema bei dir ist, sprich mich gerne an.
  • AGB, Anstellungsverträge, Impressum:
    Und jetzt beginnt das Wirtschaftsleben. Die Gesellschaft braucht vielleicht AGB, vielleicht auch nur ein paar Muster. Mitarbeitende sollen angestellt werden. Das können wir gerne alles regeln.
  • Dritte im Gesellschaftsverhältnis:
    Und vielleicht planst Du schon voraus, willst bald irgendwann jemanden in die Gesellschaft holen. Business Angels, strategische Investoren, Mitarbeiter durch ESOPs oder VSOPs. Das sind üblicherweise keine Themen, die direkt bei der Gründung auftauchen, aber vielleicht möchtest Du ja schon jetzt vorausplanen? Dann sprich mich an.

In Folge 11 runden wir auf LinkedIn das Thema Gründung (vorläufig) ab. Ganz bald auf LinkedIn und hier.

Einfach mal gründen! – Folge 11: Was kommt nach der Gründung?

Epilog: Was haben wir gelernt?

Im Epilog versucht Johannes Brand zusammen mit Toygar Cinar und Matthias Maier eine Zusammenfassung zu liefern. Was haben wir aus 11 Folgen und dem Prolog gelernt?

Einfach mal gründen! – Epilog: Was haben wir gelernt?

Bei Fragen hilft Johannes Brand (Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht und int. Wirtschaftsrecht am Frankfurter Standort). Er berät im internationalen Handelsrecht und im Gesellschaftsrecht. Im Gesellschaftsrecht hilft er Unternehmen, Gesellschafter und Geschäftsführer in allen gesellschaftsrechtlichen Themen – von der Gründung über Mitarbeiterbeteiligungsprogramme, Geschäftsführerangelegenheiten, Gesellschafterstreitigkeiten und bei Transaktionen. Erreichbar ist er über sein Profil und auf LinkedIn.