Abstimmung außerhalb der Gesellschafterversammlung
Die meisten Beschlüsse werden außerhalb der ordentlichen Gesellschafterversammlung gefasst und das ist auch gut und richtig so, da eine Stimmabgabe auch außerhalb der Versammlung, z. B. durch Telefon oder durch nachträgliche mündliche Beschlussfassung, möglich ist, sofern dies zwingend im Gesellschaftsvertrag vorgesehen ist. Fehlt es an einer solchen Regelung, kann die Stimme nicht außerhalb der Versammlung abgegeben werden. Auch die Stimmabgabe in Textform (Brief, Fax, E-Mail) wird gern gewählt, muss aber gleichfalls im Gesellschaftsvertrag vorgesehen sein.
Fehlt es an entsprechenden Regelungen, kann die Stimme nicht außerhalb der Versammlung abgegeben werden – mit der Folge von Nichtigkeit und Anfechtbarkeit, auch wenn die Stimme des betroffenen Gesellschafters nicht ins Gewicht fällt.
Fehlerhafte Einberufung
Wenn die Stimmabgabe in einer Gesellschafterversammlung vonstattengehen soll, sind dabei vielfältige Fallstricke zu beachten.
Nicht-Beachtung von Einladungsfristen
Die gesetzliche Mindestfrist für die Einladung zur Gesellschafterversammlung beträgt eine Woche. Häufig sehen die Gesellschaftsverträge aber längere Fristen vor. Diese sind unbedingt einzuhalten, da jeder Gesellschafter die Gelegenheit haben muss, sich hinreichend auf die Gesellschafterversammlung und die darin zu fassenden Beschlüsse vorzubereiten.
Wird nicht fristgerecht eingeladen, hat dies die Nichtigkeit und Anfechtbarkeit der Beschlüsse zur Folge.
Einladung durch die falsche Person
Nicht jeder ist zur Einladung berechtigt. In der Regel lädt der Geschäftsführer zur Gesellschafterversammlung ein. Falls dieser sich weigert, kann die Einladung auch durch einen Gesellschafter mit mindestens 10 % Stammkapital erfolgen.
Eine Einladung durch eine nicht berechtigte Person ist keine wirksame Einladung – mit der Folge von Nichtigkeit und Anfechtbarkeit der Beschlüsse.
Nicht alle Gesellschafter wurden eingeladen
Wer zur Teilnahme berechtigt ist, muss auch eingeladen werden – ganz unabhängig davon, ob die betroffene Person ein Stimmrecht hat (stiller Gesellschafter) oder bei der Abstimmung ins Gewicht fällt (Minderheitsgesellschafter).
Werden nicht alle Gesellschafter eingeladen, sind die entsprechend gefassten Beschlüsse nichtig bzw. anfechtbar.
Eine mangelhafte Einladung zur Gesellschafterversammlung einer GmbH liegt trotz formell ordnungsgemäßer Ladung an die letzte bekannte Anschrift des Gesellschafters jedenfalls dann vor, wenn
- aufgrund konkreter Umstände davon auszugehen ist, dass die formell ordnungsgemäße Ladung den betroffenen Gesellschafter unter dieser Anschrift nicht erreichen wird;
- die Möglichkeit besteht, den Gesellschafter per E-Mail zu erreichen und über die anstehende Gesellschafterversammlung in Kenntnis zu setzen und
- die Kommunikationsmöglichkeit per E-Mail in anderem Zusammenhang bereits mehrfach genutzt wurde – insbesondere bei Einladungen zu Gesellschafterversammlungen in der Vergangenheit.
Dies entschied das OLG Düsseldorf (19.04.2018 – I-6 W 2/18) und führte aus, dass eine solche Einladung rechtsmissbräuchlich sei und deshalb einer Nichteinladung gleichkomme. Dieser Einladungsmangel sei derart gravierend, dass er zur Nichtigkeit der in der Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse führe.
Falsche Orts- und Datumsangabe
Auch diese Fehler führen zu Nichtigkeit und Anfechtbarkeit.
Beirat und Aufsichtsrat
Soweit eine Person, die zwar nicht Gesellschafter, aber kraft Sonderrechts teilnahmeberechtigt ist (z. B. ein Beirat oder Aufsichtsrat), nicht eingeladen wurde, ist der Beschluss mit der Folge der Anfechtbarkeit fehlerhaft zustande gekommen.
Formmängel
Bestimmte Gesellschafterbeschlüsse, wie z. B. die Änderung des Gesellschaftsvertrages, bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der notariellen Beurkundung. Liegt keine Beurkundung vor, ist der Beschluss nichtig und anfechtbar.
Eine derartige Folge liegt auch dann vor, wenn die Satzung eine Protokollierung vorsieht. Dann sind Beschlüsse eben auch nur dann wirksam, wenn sie ordentlich protokolliert worden sind.
Praxistipp:
Beschlüsse sollten immer sorgfältig vorbereitet und durchgeführt werden. Hier hilft häufig ein Blick in die Satzung bzw. in den Gesellschaftsvertrag. Schon bei der Gründung sind einige wichtige Dinge zu beachten, die in der Praxis dann das Gesellschafterleben untereinander und miteinander erheblich vereinfachen. Wir sind Ihnen gern dabei behilflich.
