Ausgelagerte_Rechtsdienstleistung-

Ausgelagerte Rechtsdienstleistung


Herausforderungen für mittelständische Finanzdienstleister. Anforderungen im Aufsichtsrecht, im Bereich Personal und an die Unternehmensorganisation.

Gerade für kleinere und mittlere Finanzdienstleister stellen die umfassenden Anforderungen an rechtliche, insbesondere aufsichtsrechtliche, Organisation eine Einschränkung des Geschäftsalltags dar. So fehlt einfach die Zeit für das Kerngeschäft.

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Um diese Herausforderungen zu meistern, können Unternehmen der Finanzdienstleistungs-Branche Aufgaben an Dritte auslagern. So senken sie ihre Kostenbasis und können sich auf den Kunden und ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Auswahl von Dienstleistern

Bei der Auswahl des Outsourcing-Partners sollte darauf geachtet werden, dass der Anbieter über nachweisbare Erfahrung, insbesondere in der Zusammenarbeit mit Finanzdienstleistern verfügt. Das erspart lange Briefings und zeitraubende Rückfragen. Mit dem Anbieter sollte ein schriftlicher Vertrag abgeschlossen werden, in dem die Regelung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Zuständigkeiten klar vereinbart werden. Bei der Entscheidung darüber, ob Aufgaben ausgelagert werden, müssen intern verfügbare Ressourcen und deren Qualifikation sowie Opportunitätskosten im Vergleich zu den erwarteten Kostenbelastungen abgewogen werden.

Compliance bei Finanzdienstleistern

Als möglicher Bereich, der sich für eine Auslagerung anbietet, kommt vor allem Compliance in Betracht. Generell wird Compliance als ein umfassendes System verstanden, das die Rechtstreue des gesamten Unternehmens sicherstellt. Das Outsourcen dieses Bereichs ist unter Kostengesichtspunkten interessant. Um nämlich den aufsichtsrechtlichen Anforderungen in Bezug auf ein angemessenes Compliance-Management-System gerecht zu werden, müssen vielfältige rechtliche Sachverhalte fortwährend beobachtet werden. Hier muss man sich permanent auf dem Laufenden halten.

Aufsichtsrechtliche Bestimmungen und rechtliche Anforderungen

Zu den rechtlichen Reglements zählen neben den sich ständig ändernden aufsichtsrechtlichen Bestimmungen (z. B. KAGB oder MiFID II) auch allgemeine Anforderungen. Diese ergeben sich unter anderem aus den Bereichen Datenschutz und Steuern. Damit Compliance seine gewünschte Wirkung entfalten kann – nämlich das Unternehmen vor Schädigungen und Reputationsverlusten zu schützen und auch als Enthaftung für den Unternehmer zu wirken – ist es erforderlich, regelmäßig zu überwachen, dass sich das Unternehmen umfassend rechtstreu verhält. Damit ist nicht nur das Verhalten der Unternehmensleitung und der Mitarbeiter gemeint, sondern auch die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Dritten. Vor allem eine enthaftende Wirkung kann eine Compliance-Funktion nur entfalten, wenn der verantwortliche Unternehmer nachweisen kann, dass er angemessene Maßnahmen getroffen und regelmäßig überwacht hat. Gelingt ihm das nicht, ist mit einer höheren Sanktion zu rechnen.

Sensibilität für korruptives Verhalten

Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass die Sensitivität für korruptives Verhalten in den letzten Jahren deutlich gestiegen ist. Natürlich wird die Sensibilität auch durch die Berichterstattung über die bekannten Korruptionsfälle in der deutschen Wirtschaft befeuert.

Neben der Korruptionsvermeidung ist aber auch das Thema „Anti-Geldwäsche“ zu beachten. Mitarbeiter müssen regelmäßig geschult und die Geschäftsbeziehungen schon in der Anbahnungsphase auf den Verdacht einer möglichen Geldwäsche hin überprüft werden. Letztlich handelt es sich aber auch hierbei um eine Aufgabe, die fortlaufend zu erledigen ist. Die Medien berichten regelmäßig über neue Verstöße gegen diese Bestimmungen, was dazu führt, dass die regulatorischen Anforderungen auch künftig weiter verschärft werden und der Aufwand dadurch naturgemäß auch weiter zunehmen wird.

Fazit

Neben der Ernennung eines verantwortlichen Compliance-Officers sollte in einem Compliance-Handbuch für alle Mitarbeiter nachvollziehbar und verständlich festgelegt werden, welche Anforderungen stets zu beachten sind. Es ist notwendig, regelmäßig – mindestens jährlich – durch angemessene und wirksame Kontrollen zu überprüfen, ob diese Anforderungen erfüllt werden. Die Ergebnisse einer solchen Prüfung werden in einem Bericht zusammengefasst und der Geschäftsleitung und einem gegebenenfalls eingerichteten Aufsichtsorgan zur Kenntnis gebracht.

Die Auslagerung dieser Aufgaben zum Beispiel auf eine Rechtsanwaltskanzlei bietet Sicherheit. Die einschlägigen gesetzlichen und/oder behördlichen Bestimmungen sind dort bekannt und es wird darauf geachtet, dass diese auch in ihrer jeweils aktuellen Fassung berücksichtigt werden. Zudem verfügen Rechtsanwälte, die diese Dienstleistungen anbieten, über umfassende Erfahrung im Bereich Compliance für Finanzdienstleister, sodass sie das Unternehmen auch präventiv beraten können. So können frühestmöglich auch sensible Bereiche identifiziert und Rechtsverstöße vermieden werden.

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Tags: #Anti-Geldwäsche, #Compliance, #Outsourcing, #Rechtsberatung

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